Rozbiór problemu: luka, trzy wyjaśnienia, jeden test

Cel Szablon pomaga nazwać prawdziwy problem, zanim wydasz pieniądze na rozwiązanie. Zamiast zbierać wszystkie dane „na wszelki wypadek”, zapisujesz kilka możliwych wyjaśnień i fakt, który obali każde z nich. Na końcu masz odpowiedź na piśmie: co robisz, dlaczego, kto i do kiedy.

W 15 minut. (szacunek, nie zmierzyliśmy tego) Uczciwie: w 15 minut nie sprawdzisz faktów. Ustalisz, co sprawdzić najpierw, zanim wydasz pieniądze. Samo sprawdzenie na danych to dodatkowo około pół godziny, jeśli masz pod ręką jedno zestawienie (szacunek).

1. (3 min) Część A: wpisz wynik dziś i wynik, którego chcesz, z terminem. Bez liczby albo widocznego efektu nie idź dalej.
2. (4 min) Część B: zapisz swój pomysł na rozwiązanie jako pytanie. Dopisz dwa inne wyjaśnienia: jedno spoza firmy, jedno z firmy.
3. (4 min) Przy każdym wyjaśnieniu wpisz fakt, który by je obalił, skąd go weźmiesz i do kiedy.
4. (2 min) Część C: wybierz jeden test, którego wynik zmieni Twoją decyzję.
5. (2 min) Napisz jedną linię: „Decyduję, że … Kto … Do kiedy … Sprawdzam …”. Tu „decyduję” znaczy: który test robię pierwszy.

Instrukcja (wersja pełna) (szacunek: 45 do 60 minut, jeśli masz pod ręką jedno zestawienie, np. sprzedaż z 12 miesięcy; nie zmierzyliśmy tego)

1. Wypełnij część A. Jeśli nie umiesz podać wyniku, którego chcesz, zatrzymaj się: ustalenie go to Twój pierwszy krok.
2. W części B zapisz swój pomysł na rozwiązanie słowo w słowo. Dopisz dwa inne wyjaśnienia: najpierw spoza firmy (rynek, sezon, dostawcy), potem z firmy (klienci, oferta i ceny, ludzie i czas, koszty).
3. Przy każdym wyjaśnieniu wpisz fakt, który by je obalił. Zrób to, zanim zajrzysz do danych.
4. W części C wybierz jeden test, który może zamknąć sprawę. Skreśl każdy test, którego wynik nie zmieni Twojej decyzji.
5. Sprawdź fakty, zaznacz, co się broni, a co upadło, i wypełnij część D. Zacznij od rekomendacji.

Pola szablonu

A. Luka

B. Trzy wyjaśnienia (każde jako pytanie zakończone znakiem „?”)

C. Test, który może zamknąć sprawę

D. Odpowiedź

Przykład fikcyjny (firma i liczby są fikcyjne, na potrzeby szablonu)

Hurtownia farb i lakierów, 14 osób.

A. Wynik dziś: marża brutto 18%, rok temu 23%, przy podobnej sprzedaży. Wynik, którego chcę: 22% do 31 marca. Co sprawiło: z zewnątrz dostawcy dwa razy podnieśli ceny, a w firmie od wiosny handlowcy dają większe rabaty wykonawcom. Inny cel: nie stracić dwóch największych wykonawców (traktuję to jako warunek). Decyduje właściciel. Nie zmieniamy: zespołu i magazynu. Opis spełnia wszystkie sześć punktów.

B.

C. Czy ponad połowa spadku marży to rabaty? Jeśli tak, marża przed rabatem prawie się nie zmieniła. Zmieni decyzję: tak, bo wtedy zamiast podnosić cennik ustalam zasady rabatów.

D. Co wszyscy wiedzą: sprzedaż i klienci bez zmian. Co się zmieniło: marża spadła o 5 punktów, średni rabat urósł o 3. Pytanie: jak odzyskać marżę, nie tracąc dużych wykonawców? Odpowiedź: wprowadź zasady rabatów, czyli limit dla handlowca, a wyższy rabat tylko za zgodą właściciela. Powody: rabaty tłumaczą ponad połowę spadku; ceny po podwyżkach dostawców już poprawiono; podwyżka cennika uderzyłaby w małych klientów, którzy rabatów nie dostają. Upadło: wyjaśnienie 1 (ceny podniesione po 3 tygodniach). Działania: tabela rabatów, właściciel, do 15 listopada; rozmowa z dwoma największymi wykonawcami, kierownik sprzedaży, do 30 listopada; marża przed rabatem i po rabacie co miesiąc, księgowa, od 10 grudnia. Czego nie wiem: skąd pozostałe 2 punkty. Następny test: zmiana w tym, jakie produkty sprzedajemy.

Od nas. Pomysły są z książek: Charles Conn i Robert McLean (Bulletproof Problem Solving) dają sześć cech dobrze opisanej luki i hipotezę, której szuka się argumentów za i przeciw; Ethan Rasiel (The McKinsey Way) wstępną hipotezę i zasadę „nie gotuj oceanu”, czyli nie zbieraj wszystkich danych; Barbara Minto (The Minto Pyramid Principle) kolejność „co wszyscy wiedzą, co się zmieniło, pytanie, odpowiedź”; Gerald Weinberg (The Secrets of Consulting) regułę trzech, którą my przerobiliśmy na trzy wyjaśnienia. Od nas jest fakt, który obali wyjaśnienie, wpisany zanim zajrzysz do danych, i skreślanie testów, których wynik nie zmieni decyzji.

Kiedy zadzwonić do nas.

• Fakt, który miałby obalić wyjaśnienie, leży w danych, do których nie masz dostępu albo których nie umiesz zestawić.
• Po sprawdzeniu broni się więcej niż jedno wyjaśnienie i jedna decyzja nie załatwi obu.
• Luka dotyczy kilku działów naraz i nie wiesz, kto ma o niej zdecydować.

Pierwsza rozmowa (30 minut) jest bezpłatna. Zobaczymy na niej, czy wystarczy jeszcze jedno zestawienie, czy potrzebny jest pełniejszy rozbiór.

Prompt dla Twojego AI. Skopiuj go do własnego konta ChatGPT, Claude albo Gemini; naszą metodę, na wiedzy Twojej firmy, stosujemy w Diagnozie.

Jesteś spokojnym coachem dla właściciela małej firmy. Poprowadź mnie przez
„Rozbiór problemu”: jedno pytanie na raz, po każdym czekaj na moją odpowiedź.
Na początku przypomnij mi: „Nie wklejaj haseł, numerów kont ani danych osobowych.”
Kolejność: 1) wynik dziś i wynik, którego chcę, z terminem (bez liczby albo
widocznego efektu zatrzymaj się); 2) mój pomysł na rozwiązanie jako pytanie
ze znakiem „?”, potem dwa inne wyjaśnienia: spoza firmy i z firmy; 3) przy każdym
wyjaśnieniu fakt, który by je obalił, skąd go wezmę i do kiedy; 4) jeden test,
którego wynik zmieni moją decyzję.
Gdy odpowiedź jest ogólnikowa, poproś o liczbę albo przykład. Niczego nie
zmyślaj o mojej firmie; gdy czegoś nie wiesz, zapytaj.
Na końcu napisz jedną linię: „Decyduję, że … Kto … Do kiedy … Sprawdzam …”.