Jak znaleźć wąskie gardło w firmie?

Przejdź z jednym zleceniem całą drogę od zapytania do zapłaty i zapisz, ile na każdym etapie trwała praca, a ile zlecenie leżało. Wąskie gardło jest tam, gdzie kolejka jest najdłuższa i na kogo wszyscy czekają. Najpierw wyciśnij z niego więcej bez wydawania pieniędzy. Dopiero potem kupuj, zatrudniaj albo automatyzuj.

Herbie wyznacza tempo całej kolumny

Eliyahu Goldratt napisał z Jeffem Coxem The Goal, powieść o kierowniku fabryki, której grozi zamknięcie. W jednej ze scen bohater idzie z drużyną skautów na wycieczkę. Kolumna ciągle się rozciąga: szybcy uciekają do przodu, luki między chłopcami rosną, a drużyna i tak dojdzie do celu dopiero z najwolniejszym, Herbiem. Bohater stawia Herbiego na czele, a zawartość jego plecaka rozdziela między innych. Drużyna idzie szybciej i przestaje się rozciągać.

W fabryce rolę Herbiego grają dwa stanowiska maszynowe. Jonah, mentor bohatera, tłumaczy, że zakład wyprodukuje tyle, ile jego wąskie gardła, więc godzina stracona na wąskim gardle to godzina stracona dla całego zakładu. Godzina zaoszczędzona gdzie indziej jest złudzeniem. Automatyzacja etapu, który wąskim gardłem nie jest, zwykle tylko wydłuża kolejkę przed wąskim gardłem; więcej o tym w tekście o automatyzowaniu bałaganu.

W małej firmie wąskim gardłem rzadko jest maszyna. Częściej jedna osoba, nierzadko właściciel, albo reguła w rodzaju „każdą ofertę zatwierdzam ja”.

Pięć kroków i ich kolejność

Pod koniec książki bohaterowie spisują pięć kroków, a w następnym rozdziale je poprawiają:

• znajdź ograniczenie;
• zdecyduj, jak je wycisnąć, czyli jak nie zmarnować ani godziny jego czasu;
• podporządkuj tej decyzji wszystko inne;
• zwiększ jego przepustowość, jeśli to wciąż za mało;
• gdy ograniczenie się przesunie, wróć do początku i nie pozwól, żeby reguły ustalone dla starego ograniczenia hamowały firmę.

Pieniądze pojawiają się dopiero w czwartym kroku. Jonah wymienia też, jak marnuje się czas wąskiego gardła: stoi podczas przerwy, przerabia części wadliwe albo takie, które za chwilę ktoś zepsuje, i robi rzeczy, na które nie ma zamówienia. Stąd jego rada, żeby kontrolę jakości ustawić przed wąskim gardłem, a nie za nim.

Jak znaleźć je u siebie

W książce dane z systemu okazały się niedokładne, więc bohaterowie zapytali ludzi, którzy ganiają po hali za brakującymi częściami, gdzie zwykle ich szukają. Potem poszli szukać największej sterty pracy w toku. W firmie usługowej sterty nie widać, więc trzeba ją policzyć:

1. Weź ostatnie zakończone zlecenie i rozpisz je na sześć do dziewięciu etapów, od zapytania przez wycenę, przygotowanie, wykonanie i kontrolę po fakturę i zapłatę.
2. Przy każdym etapie zapisz, kiedy zlecenie na niego trafiło, kiedy z niego wyszło i ile z tego czasu ktoś faktycznie nad nim pracował.
3. Policz, ile zleceń czeka dziś przed każdym etapem i od ilu dni leży najstarsze.
4. Zapytaj dwie osoby, które najczęściej coś ponaglają, na kogo albo na co czekają.

Gdzie zgadzają się co najmniej dwa sygnały, czyli największa kolejka, najstarsze zlecenie i odpowiedź „czekamy na…”, tam masz kandydata. Przy jednym sygnale to dopiero hipoteza; sprawdź ją ponownie za dwa tygodnie.

Przykład: hafciarnia

Firma jest fikcyjna. Hafciarnia, dziewięć osób, haftuje logo na koszulkach i polarach dla firm. Właściciel jest pewien, że brakuje mu mocy maszyny, i liczy już ratę leasingu za drugą. Zanim podpisze umowę, przechodzi tę drogę z trzema ostatnimi zleceniami.

Sam haft trwał przy każdym z nich około dnia. Dłużej zlecenia leżały wcześniej, przed przygotowaniem pliku z logo do haftu. Robi to jedna graficzka. Czeka u niej dziewięć zleceń, najstarsze od ośmiu dni. Graficzka odbiera też telefony, a co trzeci projekt wraca do niej, bo klient przysłał logo w złej jakości. Maszyna w poniedziałki stoi, bo nie ma czego haftować.

Ruchy idą w kolejności Goldratta. Telefony przejmuje ktoś inny. Handlowiec przed przyjęciem zlecenia sprawdza z listą, czy logo jest w pliku wektorowym, a kolory i rozmiary potwierdzone, więc niekompletny materiał nie trafia do graficzki. Pierwsze idą zlecenia z najbliższym terminem. Termin dla nowego klienta handlowiec liczy od długości kolejki u graficzki. Dopiero gdy to nie wystarczy, właściciel szuka drugiej osoby do przygotowania plików. Druga maszyna poczeka, aż to ona zacznie wyznaczać tempo.

Kiedy to nie działa

Jeśli zapytań jest mało, a ludzie mają wolne godziny, ograniczeniem jest rynek i pracować trzeba nad sprzedażą. Słabo działa tam, gdzie zleceń jest kilka w roku i każde wygląda inaczej, bo nie ma czego porównać. Pokazuje, gdzie praca czeka, ale nie wyjaśnia, dlaczego. Nie służy też do oceniania ludzi. Wąskim gardłem jest etap albo reguła, nawet jeśli wykonuje go jedna osoba.

Na jutro

Weź ostatnie zakończone zlecenie i wypisz daty, w których przechodziło z etapu na etap. Zaznacz najdłuższą przerwę, w której nikt nad nim nie pracował.

Czytaj dalej: nie automatyzuj bałaganu: trzy pytania przed automatyzacją · jak podejmować decyzje bez kompletu danych

Prześwietlenie firmy w 5 minut

Jak powstał ten tekst: research, wybór źródeł i ostateczna wersja są moje. AI pomogło mi przygotować szkic; każdy fakt sprawdziłem i za ten tekst odpowiadam. — Maciej Chmura

Źródła

• Eliyahu M. Goldratt, Jeff Cox, The Goal, wyd. 3 poprawione, rozdz. 15 (wycieczka z Herbiem), rozdz. 18 i 19 (szukanie wąskiego gardła, godzina stracona na wąskim gardle), rozdz. 28 (godzina zaoszczędzona gdzie indziej), rozdz. 36 i 37 (pięć kroków).