Zasady AI dla zespołu

Cel. Szablon pomaga spisać, jak Twoja firma pracuje z AI, zanim ktoś wklei coś, czego nie powinien. Zespół wie, jakich narzędzi używać, czego nie wklejać i kto sprawdza wynik. Ty masz jeden dokument, który możesz pokazać klientowi, gdy zapyta, jak używacie AI.

W 15 minut. (szacunek, nie zmierzyliśmy tego) Uczciwie: w 15 minut spiszesz szkic zasad sam, bez ankiety i spotkania. To jeszcze nie są zasady zespołu: staną się nimi, gdy omówisz je z ludźmi i zbierzesz podpisy (wersja pełna).

1. (3 min) Wypisz narzędzia AI, których używacie, i konto każdego: firmowe, prywatne darmowe albo prywatne płatne. Przy każdym wpisz ✅, ⚠️ albo ⛔ (pole 1).
2. (4 min) Podziel dane na kolory, po 3 przykłady z Twojej firmy. Nie wiesz, gdzie coś pasuje: wpisz do czerwonych (pole 2).
3. (3 min) Wypisz, co zawsze sprawdza i wysyła człowiek, i kto to sprawdza (pole 3).
4. (2 min) Wpisz, komu zgłaszacie błąd AI albo dane w złym miejscu, i kto zgadza się na podłączenie AI do poczty, dysku czy systemów (pola 5 i 6).
5. (3 min) Napisz jedną linię: „Decyduję, że … Kto … Do kiedy … Sprawdzam …”. Np. kiedy omawiasz zasady z zespołem i kiedy jest pierwszy przegląd.

Instrukcja (wersja pełna) (szacunek: ok. 50 minut, bez czasu na odpowiedzi zespołu i spotkanie; nie zmierzyliśmy tego)

1. Wyślij zespołowi pięć anonimowych pytań: z jakich narzędzi AI korzystasz w pracy, na jakim koncie (firmowe, prywatne darmowe, prywatne płatne), co wklejasz, czy coś z AI wyszło kiedyś z błędem, co pokazałbyś innym. Dopisz: „Za dotychczasowe użycie nikt nie poniesie konsekwencji.” Przy mniej niż 6 osobach zamiast ankiety po prostu porozmawiajcie.
2. Wpisz narzędzia z odpowiedzi i z faktur. Warunki każdego planu (czy dostawca uczy model na Twoich danych, jak długo je trzyma) czyta człowiek na stronie dostawcy i zapisuje link i datę.
3. Podziel dane na kolory, po 3 przykłady z Twojej firmy. Jeśli nie wiesz, gdzie coś pasuje, wpisz do czerwonych.
4. Wypełnij resztę pól. Każda zasada kończy się słowem „bo”.
5. Omów zasady z zespołem w 30 do 45 minut, zbierz podpisy, wpisz szkolenie do rejestru i ustaw datę przeglądu.

Pola szablonu

1. Narzędzia. Do pracy tylko narzędzia z ✅, na kontach firmowych. Nowe narzędzie: pytasz [kogo], odpowiedź w [2] dni robocze. Bo: prywatne darmowe konto może zachować to, co wkleimy, a my tego nie widzimy.

2. Kolory danych. Nie wiesz: czerwone. Usunięcie nazwisk nie robi z danych zielonych. Bo: narzędzie nie wie, co jest poufne. Wie to człowiek.

3. Zawsze człowiek. AI pisze wersje robocze. Decyduje i wysyła człowiek: ☐ pieniądze ☐ umowy ☐ ceny i oferty ☐ decyzje o ludziach (AI nie ocenia ludzi) ☐ [Twoje]. Bo: kto wysyła, ten odpowiada.

4. Mówimy, że pomagało AI: [kiedy: wyniki dla klienta, publikacje, rozmowa z AI w naszym imieniu]. Bo: zaufanie pęka, gdy wychodzi to później.

5. Błędy. Błąd AI zgłaszasz [komu] w ciągu dnia roboczego, bez szukania winnych. Czerwone dane w złym miejscu: zgłaszasz od razu. Przegląd: 15 minut, [dzień] w miesiącu. Bo: co zapiszemy, naprawimy raz.

6. Podłączenia. Żadne AI nie dostaje dostępu do poczty, dysku, banku ani systemów i nie wysyła nic samo bez pisemnej zgody [kogo]. Bo: szeroki dostęp bez śladu to ryzyko, którego nikt nie widzi.

7. Zmiana zasad. Przy przeglądzie albo po drugim podobnym przypadku, nigdy po jednej wpadce.

Rejestr szkoleń (osobno, dostęp tylko dla odpowiedzialnej osoby)

Przeczytałem i stosuję: [imię, data]

Przykład fikcyjny (firma i liczby są fikcyjne, na potrzeby szablonu)

Hurtownia farb, 14 osób. Wersja 1. Odpowiada: Anna, kierowniczka biura. Obowiązują od 3 listopada, przegląd 2 lutego. Z ankiety: 9 osób używa AI w pracy, 5 z nich na prywatnych kontach.

1. Narzędzia: czat AI na planie firmowym ✅, żółte, warunki sprawdziła Anna 28 października (link w folderze „AI”). Asystent w firmowym pakiecie biurowym ⚠️, tylko zielone, dopóki Anna nie sprawdzi warunków. Darmowy czat na prywatnym telefonie ⛔. Nowe narzędzie: pytasz Annę, odpowiedź w 2 dni.
2. Kolory. Zielone: cennik ze strony, karty techniczne producentów, opisy produktów ze sklepu. Żółte: marże, plan zakupów, szkic newslettera. Czerwone: dane osobowe, listy płac, umowa z siecią sklepów z klauzulą poufności, dane bankowe, hasła.
3. Zawsze człowiek. Rabaty poza cennikiem: Marek. Odpowiedzi na reklamacje: Ewa. Umowy i decyzje o ludziach: właściciel. Przelewy: księgowa.
4. Mówimy o AI: w ofertach przetargowych dopisujemy, że część tekstu przygotowało AI i że sprawdziła ją Ewa. Szkice wewnętrzne: bez oznaczania.
5. Błędy: do Anny w ciągu dnia, przegląd w pierwszy poniedziałek miesiąca.
6. Podłączenia: żadne AI nie ma dostępu do poczty ani systemu magazynowego.
7. Zmiana zasad: 2 lutego albo po drugim podobnym przypadku.

Rejestr: 6 listopada, szkolenie 45 minut, 9 osób, wersja 1, omówione kolory, narzędzia i sprawdzanie; 8 zaliczonych, 1 do powtórki. Następne odświeżenie przy wersji 2.

Od nas. Pomysły są z książek: Ethan Mollick (Co-Intelligence) każe zawsze być człowiekiem w pętli i pokazuje, że ludzie ukrywają użycie AI, gdy boją się konsekwencji; Elisa Farri i Gabriele Rosani (HBR Guide to Generative AI for Managers) ostrzegają, że nawet pozornie zanonimizowane dane niosą ryzyko, bo AI potrafi na nowo rozpoznać osoby; Eric Lamarre, Kate Smaje i Rob Levin (Rewired) każą od początku ustalić, kto ma do czego dostęp, co wymaga zgody człowieka i kto za to odpowiada. Od nas jest wersja na jedną stronę dla małej firmy: kolory danych z przykładami z Twojej firmy, każda zasada zakończona słowem „bo” i rejestr szkoleń.

Kiedy zadzwonić do nas.

• Z ankiety wynika, że ludzie używają AI na prywatnych kontach, a nie wiesz, co do nich wklejają.
• Klient pyta, jak używacie AI, a nie masz dokumentu, który możesz pokazać.
• Nie umiesz ocenić, które dane w Twojej firmie są czerwone, albo nikt nie ma czasu przeczytać warunków dostawców.

Pierwsza rozmowa (30 minut) jest bezpłatna. Ustalimy na niej, czy szablon wystarczy, czy zespół potrzebuje pomocy we wdrożeniu zasad.

Prompt dla Twojego AI. Skopiuj go do własnego konta ChatGPT, Claude albo Gemini; naszą metodę, na wiedzy Twojej firmy, stosujemy w Diagnozie.

Jesteś spokojnym coachem dla właściciela małej firmy. Poprowadź mnie przez
szablon „Zasady AI dla zespołu”: jedno pytanie na raz, po każdym czekaj na moją
odpowiedź.
Na początku przypomnij mi: „Nie wklejaj haseł, numerów kont ani danych osobowych.”
Kolejność: 1) narzędzia AI, których używamy, konto każdego i ocena: ✅, ⚠️ albo ⛔;
2) dane w kolorach, po trzy przykłady z mojej firmy (gdy nie wiem: czerwone);
3) co zawsze sprawdza i wysyła człowiek, i kto; 4) komu zgłaszamy błąd AI i kto
zgadza się na podłączenie AI do poczty, dysku i systemów. Przy każdej zasadzie
zapytaj: „bo…?”.
Gdy odpowiedź jest ogólnikowa, poproś o liczbę albo przykład. Niczego nie
zmyślaj o mojej firmie ani o warunkach dostawców: powiedz, że mam je przeczytać
na ich stronie.
Na końcu napisz jedną linię: „Decyduję, że … Kto … Do kiedy … Sprawdzam …”.